外贸跟单流程是什么
近期有接到小伙伴问，收到的询盘不少，但是在跟单过程中又流失了不少客户，令人懊恼。今天这篇就整理了一套跟单技巧供大家参考：跟单前期准备01 分析客户既然是跟单，就说明我们已经和客户有过一面之交，对客户的基本情况有所了解。那么继续要做的，就是尽量地收集客户资料，了解客户经营情况，为进一步跟单订立好目标和方法。分析内容具体包括：客户的采购产品、交易次数、交易数量、采购行为、采购记录、客户合作过的供应商明细和对竞争对手的分析。那么分析客户的这些信息从哪里可以获得呢？小编推荐大家可以在海关数据网站、谷歌、脸书和领英等搜索引擎上搜索获得。有了数据，接下来就是筛选挖掘来的信息，并将这些信息分门别类地记录下来，让以后的跟进订单工作更为高效。值得注意的是，信息每天都在更新，将每次更新的数据情况记录好，避免下次更新时做重复的工作，这样在能够节省时间之余，还能很清楚地知道自己每项工作的进度。 02 对客户进行分类处理已经对客户有了分析，接下来要学会分析客户心理，为不同客户进行分类。再根据类型选择处理方式，及时为客户解决疑难问题，尽可能争取到订单的签订。这里分为“三步走”:1. 需要长期争取的客户，跟单周期可以长一些，一般以一月一次为好；2.对于已经答应定单却迟迟未签合同的客户，则最好能及时拜访进行面谈；3. 不能面谈的，则一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难。目的都是为了及时帮客户解决问题。中期选择跟进方式这里小编提醒大家，我们一定要从邮件思维中跳出。邮件如果不回复，那么其他的联系方式都要加一遍。现在app太多了，你不知道客户登陆频次高的是哪一个。有些国外买家连邮箱都懒得登录，直接通过whatsapp进行下单。因此所有app聊天工具都需要加一遍。后期考虑跟进内容01 产品价格买家通常是最关注他所要购买的产品价格的。所以我们可以在每个月的月初把最新的价格报给对方，这样每个月至少有一次可以和买家跟进的话题，要注意不能让客户感觉是推销信从而引起反感情绪。如果遇到价格变动比较频繁的时候，也要视变动的频率给客户发邮件，并且设置上有效期。02 共同话题在前期准备工作中，我们已经调查了客户的一些个人情况，包括对方的爱好，与他人的人脉关系，生日及其他信息。这些信息都可以成为你后续打开话题的引子。03 新闻事件各种新闻事件发生的时候，特别是对方国家重大新闻发生的时候，这是个不可多得的好时机。小编建议大家每天早上可以花30分钟事件浏览一下国外的新闻网站，对各国的动态有个了解，知道最新的外贸政策，这是非常必要的。而且看到客户可能感兴趣的可以及时推送给他。对症下药 我们都知道跟进的结果就是让买家下单，成交才是我们跟进的目的。但是很多时候我们把自己都感动了，买家还是不下单。小编总结了三种情况，当我们遇到如下情况应该如何促使买家下单呢？01 买方说暂时没有需求1. 懂得舍取。问清楚客户是不是在卖这个产品，因为有些说不需要的客户他是真的不再需要了。首先考虑你的客户细分和定位。我们应该把时间花在那些最符合客户定位的买家身上，而不是什么买家都想争取。2. 主动出击。如果我们已经把产品和服务完全表达透彻了，客户丝毫不感兴趣，那这时就不需要再做重复劳动了，这时可以主动询问客户有没有别的感兴趣的产品；有没有什么可以帮助到他的地方；还能跟客户谈谈他的销售情况；他们国家市场需求的情况等等。前提是客户愿意跟你聊这些。生意不成，如果能做朋友那样也很好，以后可能还会有机会。3. 互通有无。如果有新产品或者降价促销的，可以给客户发邮件，这样做的主要目的是让他记住你，备胎转正的机会很多。02 买方说价格高1. 必要的解释是必须的，但是要适可而止。否则买家会觉得我们的利润空间很大。2. 尽量地缩短解释。否则的话会让买家失去耐心，接下来就是给出稍微的下调，要在同一封邮件里显示，告诉对方，有下降的空间，注意幅度，否则会很难收场。3. 采取推荐产品的方式。基本上三个推荐就好了，价格相差幅度也不要太大。给买家去挑。这里千万不能只是给出三个建议，只是对应三份价格。一些技术参数，产品使用环境的要求，使用的寿命，等等，相关产品的一些细小的特征写上。我们总是要往前想一步，不然怎么才能让我们的买家信服。4.依据现有行情分析。不要把MOQ，包装，交期作为唯一的方式来谈。我们不能总停留在这个层面上，要不断的去创造新的增值点。03 买方问一下价格就消失了当遇到问了价格又消失的情况，可以使用以下3种比较基础的方法：1. 问其理由；2. 持续跟踪；3. 电话询问。最后，跟单的心态要平和，不要太急功近利。从买方的角度出发，不要一味地要定单，要不到定单时，就恶语伤人，胡搅蛮缠。只会让买方更加讨厌，让对方感到不是在谈业务而是一种困扰。跟单一定要从长远出发，以交朋友的心态反而更容易拿到定单。记住，持续不断地跟进，跟进。即使买方不理我们，也尽量让他们对我们有个良好的印象，万一哪天需要这个产品或者想考察新的供应商的时候，我们的机会就来了。
外贸跟单的流程是什么？
在两者之间进行反馈。不同的产品，跟单的细节会有大同小异，不能完全照搬。以下几点仅供参考：1.第1步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。2.第2步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。3.第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单。4.第4步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。5.第5步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。6.第6步：将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。7.第7步：即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。8.第8步：快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。9.第9步：若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。10.第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。11.第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。
外贸业务员的工作流程
1．客户 询盘 ：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。\x0d\x0a 2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。\x0d\x0a 3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。\x0d\x0a 4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。\x0d\x0a 5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。\x0d\x0a 6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：\x0d\x0a 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和 单证 员分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。\x0d\x0a 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。\x0d\x0a 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。\x0d\x0a 7． 验货：\x0d\x0a 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。\x0d\x0a 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。\x0d\x0a 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。\x0d\x0a 8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务 跟单员 制作，交给 单证 员）。\x0d\x0a 9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。\x0d\x0a 10． 租船订仓：\x0d\x0a 10.1．如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。\x0d\x0a 10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。\x0d\x0a 10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。\x0d\x0a 10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。\x0d\x0a 11． 安排拖柜：\x0d\x0a 11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等\x0d\x0a 11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。\x0d\x0a 11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。\x0d\x0a 12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。\x0d\x0a 13． 获得运输文件：\x0d\x0a 13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。\x0d\x0a 13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。\x0d\x0a 13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。\x0d\x0a 14． 准备其他文件\x0d\x0a 14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。\x0d\x0a 14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供 报关单 ，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。\x0d\x0a 14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。\x0d\x0a 14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。\x0d\x0a 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。\x0d\x0a 15．交单：\x0d\x0a 15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部 单证 ，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。\x0d\x0a 15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。\x0d\x0a 15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。\x0d\x0a 16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。\x0d\x0a 17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。\x0d\x0a 18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
外贸业务员工作流程
外贸业务员需要经历的全部外贸流程如下，可供参考哦！ 外贸储备：1、外贸开发到成单流程一览：灵活活运用公司的外贸平台在B2B上发布产品，搜索客户，等待和回复客户询盘，签订合同、准备货物等。2、外贸基础知识储备（外贸人员每天必做八件事、外贸工具推荐） 一、客户开发前期准备（公司、产品&行业分析） l 外部准备：所处行业了解、产品当前市场容量以及未来发展趋势和前景l 内部准备：公司的产品类型、英文功能描述、市场定位、公司优劣势、同行业产品优劣势 二、客户开发渠道1、搜索引擎找客户a.世界各国常用搜索引擎—Google、Yahoo、bing、ASK……b.谷歌搜索引擎使用技巧大全—产品名称+目标客户类型、price+产品名称。buy+产品名称……2、社交平台Facebook、Twitter、LinkedIn、instagram、 google+、WhatsApp3、B2B平台（免费平台和收费平台）① 主流外贸B2B平台分析分析、B2B平台使用技巧（关键词设置、内容编辑、产品发布等）② 分类信息网、论坛③ 线上&线下展会④ 行业协会、海关数据（各国海关统计网站）⑤ 黄页名录（目录类数据库）⑥ 电话直接沟通 三、外贸开发信1、写开发信过时了吗？2、到底什么时候发送开发信最合适？3、开发信到底怎么写4、开发信的模板推荐5、为什么用户不回我的开发信？6、开发信二次跟进7、客户信息维护 四、询盘回复1、辨别询盘类型2、辨别用户身份（辨别渠道）3、明确买家需求4、解析买家询盘信息5、着手回复询盘6、后期跟进 五、报价核算1、报价核算构成(一) 报价数量核算(二) 采购成本核算(三) 出口退税收入核算(四) 国内费用核算(五) 海运费核算(六) 保险费核算(七) 利润核算利润(八) FOB、CFR、CIF的外币报价核算 六、发盘发邮件给客户，列明交易的条件，回复客户的 提问的价格和提出的条件。l 完整报价单内容1. 报价单的头部（Head） 2. 产品基本资料（Product’s Basic information） 3. 产品技术参数（Product’s Technical Parameters） 4. 价格条款（Price Terms） 贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF） 5. 数量条款（Quantity Terms） 6. 支付条款（Payment Terms） 7. 质量条款（Quality Terms） 8. 交货期条款（Delivery Time Terms） 9. 品牌条款（Brand’s Terms） OEM 10. 原产地条款（Origin Terms） 11. 报价单附注的其他资料（Others） 七、样品寄送（视客户需求而定）1、新客户索取样品，不同情况不同对待。l 寄样前需做的工作样品确认、取样原则、寄样地址、费用承担以及运输方式对比（快递名、价格、速度、服务、优势）l 寄样后的跟踪事宜 八、还盘客户发邮件过来还价。客户还价策略 九、还价核算重新核算价格，看是否有降低的空间。 十、接受或签订合同合同内容：确认书(Confirmation) 、协议书（Agreement）、备忘录（Memorandum）、定单（Order）、委托订购单（Indent）等十一、付款方式1. 信用证（L/C）2. 汇付—电汇（T/T）3. 托收—付款交单（D/P）、承兑交单（D/A）4. 货到付款（O/A）十二、备货下订单到工厂生产或采购十三、商检进出口商品检验检疫局检验货物（一般原产地证&欧盟产地证明）十四、报关 将海关需要的单据，单证准备好通过货代或代理报关公司代理申报、然后海关对货物进行查验、海关开出税单收取关税、最后放行。1， 出口货物报关单。2， 出口许可证。3， 装货单或运单。4， 商业发票5， 装箱单。6， 出口收汇核销单。十五、订舱送货 据合同或信用证上的装运条款发订舱委托书给货代帮忙安排订舱。1、FOB、CIF，CFR情况下货运承担；2、海运价格构成（基本运价 + BAF + SPS + PSS + GRI） 十六、投保装船根据价格术语，对商品进行投保，在装货期限之前发运货物。 十七、交单结汇 1、采用L/C（信用证）收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。2、采用T/T（电汇）收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。3、如果T/T收汇（电汇）的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。十八、核销 1、向外汇管理局申报出口外汇核销单2、核销单遗失及补办流程 十九、退税1、向国税局申报出口企业退税2、办理出口退税时，上交的材料明细 二十、业务善后1、每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。2、所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。3、单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。